När en betalningsleverantör (Nets, Paytrail, Stripe, m.fl.) kräver en åtgärd
Mira CRM kan integreras med betalningsleverantörer som Nets, Paytrail och Stripe för exempelvis evenemangsbetalningar och onlinedonationer.
Ibland skickar betalningsleverantören ett meddelande om att information behöver kompletteras eller att en åtgärd behöver genomföras. Meddelandet kan exempelvis ha en rubrik som ”Action required”, ”Åtgärd krävs” eller liknande.
Det behöver inte betyda att något är fel med betalningsfunktionen eller integrationen med Mira CRM. Betalningsleverantörer behöver regelbundet kontrollera att uppgifter om organisationer, företrädare, bankkonton och tekniska inställningar är aktuella.
I vissa fall får även vi en kopia av meddelandet. Vi informerar då er primära kontaktperson för Mira CRM, så att meddelandet kan lämnas vidare till rätt person inom organisationen.
Vad behöver ni göra?
1. Logga in direkt hos betalningsleverantören
Öppna betalningsleverantörens webbplats på det sätt ni normalt använder och logga in på ert konto. Kontrollera att den aktuella uppgiften även visas där.
Eftersom falska mejl kan likna riktiga meddelanden är det säkrare att öppna tjänsten direkt än att använda länken i mejlet.
Om organisationen har flera konton hos betalningsleverantören behöver ni välja det konto som meddelandet gäller.
2. Kontrollera vad som efterfrågas
Kontrollera särskilt:
- vilken information eller åtgärd som krävs
- sista datum för åtgärden
- vad som kan påverkas om åtgärden inte genomförs
Det kan exempelvis stå att utbetalningar, möjligheten att ta emot betalningar eller utskick till betalare påverkas.
3. Lämna ärendet till rätt person
Olika typer av uppgifter behöver hanteras av olika personer inom organisationen.
Det kan exempelvis vara:
- en behörig företrädare eller firmatecknare
- en ekonomi- eller redovisningsansvarig
- en administratör för kontot hos betalningsleverantören
- en IT- eller DNS-ansvarig
Er primära kontaktperson för Mira CRM behöver alltså inte själv genomföra åtgärden, men bör se till att meddelandet når rätt person.
Vanliga typer av åtgärder
Organisationsuppgifter och företrädare
Betalningsleverantören kan be om uppdaterade adresser, registreringsuppgifter, uppgifter om styrelseledamöter eller information om organisationens företrädare.
Sådana uppgifter behöver normalt lämnas eller bekräftas av en behörig person inom organisationen.
Identitetskontroll
En representant kan behöva styrka sin identitet eller bekräfta sin roll. Av säkerhets- och regelefterlevnadsskäl behöver personen normalt själv genomföra detta hos betalningsleverantören.
Bankkonto och utbetalningar
Betalningsleverantören kan behöva kontrollera eller uppdatera ett bankkonto innan utbetalningar kan fortsätta.
Ändringar av bank- och utbetalningsuppgifter bör hanteras av en behörig person inom organisationen.
Behörigheter och användarkonton
Ni kan behöva lägga till en ny administratör, ta bort en tidigare kontaktperson eller ändra användarnas behörigheter hos betalningsleverantören.
Domän och DNS
Om betalningsleverantören skickar kundmeddelanden med organisationens egen domän kan domänens DNS-inställningar behöva verifieras.
Vi kan hjälpa till att förklara vilka uppgifter betalningsleverantören efterfrågar. Själva DNS-ändringen behöver normalt genomföras av den som administrerar organisationens domän.
När ska ni kontakta oss?
Kontakta oss gärna när:
- det är oklart vad meddelandet innebär
- ni är osäkra på vem som behöver agera
- ni tror att integrationen med Mira CRM kan vara påverkad
- en betalning har genomförts men inte registrerats korrekt i Mira CRM
- återrapportering eller annan kommunikation mellan systemen inte fungerar
Vi hjälper er att bedöma om frågan gäller integrationen med Mira CRM eller organisationens konto hos betalningsleverantören.
Om problemet ligger i integrationen med Mira CRM hanterar vi det inom ordinarie support.
Behöver ni hjälp med kontakten med betalningsleverantören?
Vi kan även hjälpa till att:
- undersöka och förklara vad betalningsleverantören efterfrågar
- förbereda ett supportärende
- delta i kontakten med betalningsleverantörens support
- samordna arbetet med era interna kontaktpersoner
- hjälpa till att följa upp ärendet
Sådan assisterad support utförs som konsulttjänst enligt ordinarie timpris. Vi informerar er innan vi påbörjar mer omfattande arbete.
Vissa åtgärder, exempelvis identitetskontroll, verifiering av organisationsföreträdare och ändringar av bankuppgifter, måste alltid genomföras av en behörig person inom er egen organisation.
Är du ny kontaktperson för Mira CRM?
När du tar över ansvaret som kontaktperson kan det vara värdefullt att få en introduktion till hur betalningsflödet och integrationen fungerar.
Vi kan erbjuda en kort genomgång av:
- hur betalningsflödet mellan Mira CRM och betalningsleverantören fungerar
- vilka uppgifter som hanteras i Mira CRM respektive hos betalningsleverantören
- hur vanliga frågor och supportärenden hanteras
- vem ni ska kontakta vid olika typer av problem
Kontakta oss för att boka en genomgång.